Biurokracja, na którą napotykają się gabinety lekarskie często bywa wobec nich wymagająca, a tym samym lekarze muszą poświęcić dużą ilość czasu, aby wypełnić skomplikowane dokumenty. Rozwiązanie, którym jest e-dokumentacja ma ułatwić pracę lekarzy czy fizjoterapeutów. Sam program dla gabinetu fizjoterapii daje szansę na prowadzenie przejrzystej dokumentacji skoncentrowanej na wymaganiach określonych przepisami prawnymi.

System porządkujący działania                                                                                  

Każdy fizjoterapeuta powinien wiedzieć, że w prowadzonej dokumentacji zobowiązany jest do zawierania takich informacji jak:

• dane identyfikujące pacjentów;
• wskazanie podmiotu lekarskiego;
• opis zdarzeń wraz z powodem zgłoszenia, przeprowadzonym badaniem oraz postawionymi zaleceniami;
• dane identyfikujące terapeutę;
• data sporządzenia dokumentu.

Stwarzane oprogramowania dla gabinetów fizjoterapii pozwalają na zastosowanie aplikacji mobilnych umożliwiających specjaliście wprowadzanie danych do systemu o każdej porze i w każdym miejscu. W połączeniu z przejrzystym kalendarzem, który stanowi harmonogram pracy fizjoterapeuty tak w przeciągu jednego dnia jak i całego miesiąca, e-dokumentacja słusznie cieszy się dużym powodzeniem. 

Zmiany, które wychodzą na zdrowie

Ponadto zastosowanie elektronicznej dokumentacji pozwala na stosowanie ujednoliconych kart pacjentów oraz inteligentnych baz danych wraz z możliwością ich eksportu bądź importu. Pozwala to na powiedzenie, iż program dla gabinetu fizjoterapii nie tylko porządkuje dokumentację, pozwala uniknąć błędów w ich sporządzaniu, ale przede wszystkim dba o skuteczność wdrążanych rozwiązań w celu poprawy stanu zdrowia pacjentów.

Nikogo dziś nie zaskakują negatywne opinie o jakości działań jednostek medycznych, które dotąd nie były w stanie sprostać wyzwaniom postawionym przez pacjentów. Rozwiązaniem ma być system elektronicznej dokumentacji medycznej, czyli zastosowanie specjalistycznego programu dla gabinetu lekarskiego pozwalającego na skupienie się na pacjencie, a nie na odszyfrowaniu nieczytelnych dokumentów, a następnie wypełnianiu kolejnych papierków.

Elektroniczna wersja daje lepszą jakość

Do największych zalet e-dokumentacji można zaliczyć łatwy dostęp do jej zasobów i wprowadzania nowych danych. Dostęp lekarza do kart obserwacji pacjenta, jest regulowany przez nadanie mu odpowiednich uprawnień i dostępu do danych gromadzonych w systemie. We wspomnianych kartach pacjentów lekarz odnajdzie niezbędne informacje, które będą przede wszystkim czytelne. Informacje te dostarczą lekarzowi danych o:

• dotychczas przeprowadzonych wywiadach lekarskich i ich efektach;
• zrealizowanych wizytach lekarskich oraz zastosowanym leczeniu;
• o wynikach przeprowadzonych badań.

Posiadając dostęp do elektronicznej karty pacjenta, lekarz nie musi poświęcać dużej ilości czasu na zapoznawanie się z dotychczasową dokumentacją, gdyż informacje w niej zawarte są kompletne.

Co jeszcze system ma dla lekarzy?

Obowiązkowa e-dokumentacja pozwala na poświęcenie większej ilości czasu pacjentowi i jego problemowi. Lekarz zyskuje nie tylko łatwiejszy i szybszy dostęp do danych pacjentów, ale także ma szansę na zamieszczanie w krótkim czasie nowych informacji z zrealizowanej wizyty. Ponadto innowacyjny program dla gabinetu lekarskiego służący do e-dokumentacji, daje możliwość efektywnego planowania harmonogramu pracy lekarzy, dzięki wykorzystaniu kalendarza służącego do dodawania wizyt z zastosowaniem modułu wizyt powtarzalnych.

Komfort lekarzy może się zwiększyć

Innowacyjne programy dają także możliwość wystawiania e-recept czy e-skierowań, które są czytelne i uchronią przed mogącym nastąpić błędem np. w trakcie odczytania zaleceń bądź  nazwy leku przez farmaceutów.  Podsumowując można powiedzieć, iż dzięki zastosowaniu elektronicznych wersji dokumentacji możliwym jest zwiększanie komfortu pracy lekarzy poprzez zaproponowanie im rozwiązań usprawniających wykonywanie przez nich obowiązków.                                             

Pacjenci często skarżą się na długie kolejki do rejestracji, a także długi czas oczekiwania na wizytę. Dotychczasowy system ma zrewolucjonizować specjalistyczne programy dla gabinetów poprawiające funkcjonowanie jednostek medycznych w oparciu o zastosowanie elektronicznej dokumentacji medycznej. Dostosowując funkcje programu do potrzeb lekarzy oraz pacjentów na rynku pojawiają się systemy, które odpowiadają za zwiększenie satysfakcji obu grup.

SMS jako funkcja usprawniająca pracę

W celu usprawnienia funkcjonowania gabinetów lekarskich stosujemy takie rozwiązanie, jak wysyłanie powiadomień drogą SMS przypominających o zbliżającej się wizycie. Ma to zminimalizować ilość zapomnianych, a więc niezrealizowanych wizyt, umożliwiając tym samym efektywne wykorzystanie zasobów placówek medycznych.

Korzyści, które podnoszą jakość funkcjonowania gabinetów

Powiadomienia SMS dają także możliwość wysyłania potwierdzenia rezerwacji wizyty bezpośrednio do pacjentów. Tym samym gabinety lekarskie zyskują:

• lepsze uporządkowanie pracy personelu gabinetu;
• nową i tańszą możliwość kontaktu z pacjentami;
• możliwość efektywnego rozdysponowania swoich zasobów.

Innowacyjne rozwiązania związane z wprowadzeniem w życie elektronicznej dokumentacji medycznej umożliwiają podnoszenie jakości obsługi pacjentów. Warto zauważyć, że wysoka funkcjonalność systemu podnosi jednocześnie komfort pracowników danego gabinetu medycznego, jak i samych pacjentów.

Rozwiązania nakierowane na rozwój

Otwarcie się na nowe możliwości pozwala na zastosowanie rozwiązań odpowiedzialnych m.in. za zwiększanie rentowności gabinetów, utrzymywanie pozytywnego wizerunku jednostek medycznych. Jednocześnie zastosowanie odpowiedniego programu dla gabinetu odpowiadającego wymaganiom elektronicznej dokumentacji medycznej, przekłada się na poprawę relacji między pacjentami, a pracownikami gabinetów. Wyraża się to na przykład w łatwości nawiązania kontaktu, swobodnego przekazywania informacji oraz zaproponowania bardziej komfortowych dla pacjentów rozwiązań.

Głuchy telefon

Dla niektórych pacjentów umówienie się na wizytę lekarską potrafi stanowić niemałe wyzwanie. Niestety, wciąż jeszcze częścią szarej rzeczywistości wielu pacjentów są ciągłe nieudane próby dodzwonienia się do gabinetu. Często zniechęceni niepowodzeniem postanawiają oni odłożyć termin wizyty na bliżej nieokreślony czas – lub nawet z narażeniem zdrowia zrezygnować z odwiedzenia specjalisty. Przez to wiele gabinetów traci kontakt z klientem zanim w ogóle zdąży go do siebie przekonać.  Wielu z nas w ogóle nie lubi rozmawiać przez telefon, często zupełnie niezależnie od rozmówcy. Wynika to głównie z tego, że do komunikacji potrzebujemy również mimiki i gestów, które dużo mówią nam o stanach emocjonalnych naszego rozmówcy. Przy rozmowach przez telefon dochodzi do tak wielu nieporozumień właśnie dlatego, że przekazu nie wzmacnia intuicyjnie czytelna i naturalna mowa ciała. Praca asystentów lekarzy i rejestratorów okazuje się przez to niezwykle ważną i wymagającą funkcją, gdyż stanowią oni pierwszy personalny kontakt jednostki medycznej z pacjentem. Istnieją na szczęście proste sposoby na odciążenie tych pracowników, poprawę warunków pracy jednostki oraz ułatwienie pacjentom umawiania się na wizyty. Jakie?

Internet

Umawianie wizyty przez Internet, za pośrednictwem różnorodnych programów i portali, jest już coraz bardziej powszechnym standardem dla wielu gabinetów. W sieci robimy zakupy, kupujemy bilety na różne środki transportu czy wydarzenia kulturalne lub sportowe, sprawdzamy trasę albo opinie internautów, zanim zdecydujemy się na konkretne produkty i usługi. Nic zatem dziwnego, że wielu z nas wolałaby w podobny sposób umawiać się na wizytę u lekarza. W kilku prostych kliknięciach, między kolejnym łykiem kawy, a sprawdzaniem pogody na dany dzień, jesteśmy w stanie pominąć wszystkie problemy wiążące się z telefoniczną rejestracją. Na pewno uzyskamy połączenie, do tego otrzymamy precyzyjny termin, do którego z łatwością będzie można wrócić. Większość aplikacji tego typu przypomina również o wizytach, dzięki czemu raczej nie zdarzą się nam przeoczenia terminu. Uporządkowanie i przyjazna forma tej metody rejestracji czyni z niej lidera współczesnych gabinetów lekarskich. Ogromnym plusem jest też to, że pacjenci mogą korzystać z tej opcji o dowolnej porze, nie tylko w godzinach otwarcia gabinetu.

Automatyczna recepcja

Pomimo szerokiego dostępu, Internet nie jest dla wszystkich – zwłaszcza jeśli mówimy o starszych pacjentach. Dla nich formularz w komputerze jest zimny, pozbawiony emocji i pogłębiający poczucie wyobcowania i dystansu, które często dręczy seniorów. Często także nie dysponują odpowiednimi umiejętnościami, aby w ten sposób dokonać rejestracji. W takim przypadku rozsądnym rozwiązaniem wydaje się skorzystanie z usług zdalnej recepcji. Wówczas pacjenci zamiast z asystentami i pracownikami recepcji rozmawiają z wykwlifikowanymi zewnętrznymi konsultantami, którzy umawiają wizyty zgodnie z wytycznymi lekarzy. Dzięki temu pacjent nie trafia na bezduszną ścianę informacji i zostaje potraktowany w sposób indywidualny, a pracownik medyczny może poświęcić czas i energię na inne istotne dla placówki działania. Podobnie jak w przypadku internetowej rejestracji, tak w tym przypadku pory obsługi nie są ograniczone do godzin funkcjonowania gabinetu. Stosując nowoczesne oprogramowanie do prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej z modułem do rejestracji online, takie jak Medfile – wspiera codzienną pracę recepcji i pozwala umawiać wizyty nawet w momencie, kiedy recepcja jest już zamknięta.

Smartfon

Telefony od dawna nie służą już tylko i wyłącznie do dzwonienia. Z smsami i dostępem do Internetu mamy właściwie nieograniczone możliwości kontaktu – warto byłoby to wykorzystać maksymalnie. Istnieje wiele aplikacji, które działają na podobnych zasadach jak programy do rejestracji wizyt, tylko że można z nich korzystać za pomocą urządzeń mobilnych. Niezależnie od wybranej metody warto zwrócić uwagę na to, czy istnieje w nich system przypominania za pomocą smsów. Dzięki temu uniknie się zapominalstwa oraz bałaganu w przypadku odwoływania wizyt. Jeśli ktoś zrezygnuje, z różnych powodów, wówczas system informuje pozostałych pacjentów o dostępnym wcześniejszym terminie wizyty. Tego typu ułatwienia pozwalają asystentom skupić się na istotnych sprawach, znacznie odciążając ich codzienną rutynę.

Program do prowadzenia placówki

W 2019 roku elektroniczna dokumentacja medyczna stanie się codziennością – pozostaje wybrać odpowiednie oprogramowanie, które najlepiej będzie spełniało wymagania odgórne oraz realnie wspomoże zarządzanie codzienną działalnością placówki. Największe obawy towarzyszą tu niewielkim i dopiero rozpoczynającym funkcjonowanie gabinetom. W końcu opłaty związane z subskrypcją profesjonalnych programów mogą być naprawdę ogromne! Jeden z dostawców oprogramowania postanowił wesprzeć mniejsze placówki, wypuszczając w pełni funkcjonalny darmowy produkt: Medfile Free.

Idealny start

Duże placówki, w których papierowa dokumentacja zajmuje ogromną ilość miejsca i angażuje większość uwagi personelu, są w niełatwej sytuacji. Konieczność przejścia na wersję digital wiąże się dla nich przede wszystkim ze zmianą dotychczasowego sposobu archiwizacji i edycji gromadzonych danych. Tymczasem startujące gabinety rozpoczynają swoją działalność od początku wprowadzając elektroniczną dokumentację – dzięki temu nie trzeba będzie zmieniać nawyków personelu. W dzisiejszym świecie większość ludzi korzysta z rozmaitych nowinek technologicznych – w szczególności na pewno posługuje się komputerem oraz telefonem komórkowym. Stosowanie intuicyjnie zaprojektowanego programu nie stanowi więc dla nas obciążenia, ale usprawnia pracę i daje poczucie łączności ze współczesnością, zamiast archaicznego uzupełniania ton papierowej dokumentacji. Niemal każdy rozumie dziś przydatność funkcji wyszukiwania, która przeczesuje ogromne ilości danych w naszym imieniu, prezentując interesujące nas wyniki już po ułamkach sekund – także tę funkcjonalność elektronicznej dokumentacji medycznej Medfile trudno przecenić w codziennej pracy gabinetu.

Planowanie wizyt

Możliwości Medfile pozwalają na świetnie zorganizowany kalendarz spotkań z pacjentami. Widok kalendarza można ustawiać w zależności od preferencji jako dzienny, tygodniowy lub miesięczny. Jest możliwość precyzyjnego określania godzin pracy, terminów zaplanowanego urlopu, a także długości pojedynczej konsultacji medycznej (która przydaje się np. w przypadku cyklicznych wizyt stałych pacjentów). Dzięki zastosowaniu spersonalizowanego kalendarza, każdy lekarz w placówce ma dostęp do swojego planu pracy, a pacjenci otrzymują jasną informację odnośnie możliwych terminów wizyt. To pomocne, ponieważ największą zmianą z ich perspektywy jest właśnie zupełnie nowy system rejestracji. Medfile umożliwia zdalne rejestrowanie się przez pacjentów za pośrednictwem dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu. To ogromna wygoda, którą dotychczas oferowały swoim pacjentom jedynie nieliczne placówki – decydując się na oprogramowanie Medfile będziemy mieli ją w standardzie, wraz z darmową stroną internetową jednostki.

Już czas na plus?

Darmowa wersja Medfile to najkorzystniejsza propozycja dla niedużych placówek medycznych, w tym samodzielnych gabinetów specjalistycznych. Łączy w sobie wiele ważnych funkcji, opracowanych w odpowiedzi na potrzeby użytkowników z różnych grup wiekowych – zarówno po stronie lekarzy, jak i pacjentów. Możliwości Medfile mogą być jednak dużo szersze: to wieloaspektowe narzędzie, którego funkcjonalność jest wciąż poszerzana o kolejne moduły inspirowane wyzwaniami codzienności administracyjnej w medycynie. To rozwiązanie sprawdzi się w przypadku większych placówek, przyjmujących w ciągu miesiąca duże liczby pacjentów, uczęszczających na wizyty do różnych specjalistów, przyjmujących w tej samej jednostce. Medfile Plus to przede wszystkim nielimitowana ilość wizyt oraz możliwość budowania własnych formularzy kart pacjenta w oparciu o przystępny kreator – a więc większa możliwość edycji gotowych funkcji. Dodatkową opcją w wersji Plus jest obsługa płatności – wystawianie rachunków i faktur oraz raporty księgowe – dzięki czemu większość elementów obsługi jednostki znajdziemy w jednym programie. Aby doświadczyć pełni możliwości płatnej wersji warto skorzystać z tesowego triala, który na 14 dni udostępnia nam wszystkie aktualnie dostępne funkcje wersji Medfile Plus – wzbogaconej znacznie w stosunku do darmowego odpowiednika. Po dwóch tygodniach użytkowania pełni nowoczesnych rozwiązać możemy bez żadnych zobowiązań wrócić do wersji free lub rozpocząć subskrypcję płatnego oprogramowania, jeżeli widzimy, że do zaspokojenia naszych potrzeb niezbędne będzie dalsze korzystanie z Medfile Plus.

Medycyna jest kolejną dziedziną funkcjonowania życia społecznego, w której zdecydowano wprowadzić pełną informatyzację. Konsekwencją tej decyzji jest konieczność wprowadzenia zmian w gabinetach lekarskich i fizjoterapeutycznych, które dotychczas funkcjonowały w sposób tradycyjny – prowadząc kartoteki papierowe swoich pacjentów. Wprowadza to spore zmiany w funkcjonowaniu dużych placówek,a także małych gabinetów, które muszą się przygotować na zupełnie inny system pracy - zdecydowanie szybszy, z korzyścią dla pacjenta i przede wszystkim zgodny z ministerialnymi wytycznymi dotyczącymi obowiązku wprowadzenia elektronicznej dokumentacji.

Jaki program wybrać?

Jeśli w naszym gabinecie nigdy nie korzystaliśmy z żadnego programu do elektronicznej dokumentacji medycznej, warto zobaczyć, co oferuje rynek. Obecnie istnieje wiele programów, dzięki którym w prosty sposób będziemy mogli prowadzić podstawową dokumentację medyczną. Jeśli wymagamy rozbudowanych funkcji potrzebnych do biznesowego prowadzenia placówki medycznej, to istnieją na polskim rynku aplikacje webowe oferujące bazowe i rozbudowane pod tym kątem funkcje. Warto przyjrzeć się tym z rozszerzonymi funkcjami, aby nie musieć łączyć kilku programów jednocześnie.

Medfile jest jednym z programów, którego funkcje warto przetestować. Jego twórcy zadbali o to, aby zarówno specjaliści niosący pomoc pacjentom w gabinecie jak i właściciele placówek medycznych mogli w 100% korzystać z możliwości, jakie niesie za sobą informatyzacja w medycynie. Dwutygodniowy, darmowy okres testowy pozwala na sprawdzenie wszystkich funkcji programu. Czas testów programu z innymi dostępnymi na rynku daje specjaliście i osobie zarządzającej placówką możliwość konsultacji z twórcami programu.

Poszukiwanie najlepszego programu do elektronicznej dokumentacji medycznej, to sprostanie ciągle pojawiającym się wymaganiom rynku medycznego. Nieustające zmiany w prawie, najwyższej jakości, bezpieczeństwo wrażliwych danych, pojawiające się na rynku nowe leki i aktualizacje dolegliwości medycznych, a to tylko kilka z nieustannych zmian, za jakimi musi podążać oprogramowanie do elektronicznej dokumentacji medycznej. Gwarantem bycia na bieżąco będzie aplikacja webowa, dzięki której nasz program jest aktywny w sieci, bez konieczności instalowania go na sprzęcie komputerowym w placówce lub gabinecie. Korzyści łączące się z takim rozwiązaniem jest więcej. Oszczędności płynące z braku wymiany sprzętu komputerowego, aktualizowanie oprogramowania odbywa się w sieci nie wymagając zakupów nowszych wersji, placówka nie potrzebuje zewnętrznych serwerów, aby przetrzymywać dane pacjentów.

Możliwości EDM w gabinecie

Jakie możliwości pracy daje Elektroniczna Dokumentacja Medyczna poza podstawowymi funkcjami prowadzenia kartoteki pacjentów oraz wystawieniem e-Recept oraz e-Zwolnień? Elektroniczna Dokumentacja Medyczna Medfile^® rozszerza możliwości kontroli czasu pracy w gabinecie dzięki wielu funkcjom, są to m.in.: szybka rejestracja pacjentów wraz z rejestracją online, obsługa płatności za usługi medyczne i wizyty lekarskie, magazyn leków i produktów medycznych oraz własna strona www i usługi związane z telemedycyną.

Dlaczego Medfile^® daje tyle możliwości?

Elektroniczna Dokumentacja Medyczna Medfile^® powstała dzięki współpracy specjalistów z sektora IT (informatyka, programowanie, innowacyjne rozwiązania systemowe dla medycyny) oraz lekarzy, którzy w trakcie wielu rozmów sygnalizowali, jakie rozwiązania w codziennej praktyce są dla nich najbardziej potrzebne i niezbędne, a jakie mogłyby się przydać.

Medfile^® Elektroniczna Dokumentacja Medyczna jest systemem dającym możliwość zapoznania się, wdrożenia i otwarcia na najnowsze rozwiązania technologiczne w praktyce lekarskiej. Zapotrzebowanie na innowacyjne technologie w medycynie jest wynikiem obserwowalnych, szybkich przemian społecznych, które dotykają każdej sfery życia społecznego: od komunikacji publicznej, przez bankowość, aż po międzynarodowe podróże. Chcąc odpowiadać na potrzeby rynku medycznego, należy iść z duchem czasu medycyny – innowacyjnej, postępowej i elektronicznej. Program zapewnia możliwość skutecznych działań w zakresie wspomnianej szybkiej i skutecznej rejestracji pacjentów, dzięki rozbudowanemu grafikowi wizyt:

• umożliwiającym podział na widok dzienny, tygodniowy i miesięczny,
• rozdzielający wizyty do specjalistów oraz do gabinetów,
• nadający statusy wizytom: „zaplanowana”, „zaplanowana/ po terminie”, „zakończona”,

Obsługa płatności za udzielane usługi medyczne i wizyty lekarskie, dzięki połączeniu z drukarką Novitus można realizować za pomocą karty płatniczej i gotówki. Placówka medyczna może także wystawić fakturę za udzielone świadczenia. W programie zapisywane są raporty księgowe z podziałem na gabinety i lekarzy za dany okres czasu.

Magazyn pozwala kontrolować stan leków i innych produktów używanych w placówce. Jest wsparciem dla inwentaryzacji, pozwala na przyjmowanie i wydawanie leków, jak również wysyła alerty o wyczerpaniu stanów na magazynie.

Otwartość na nowe możliwości w EDM | e-Recepty

Poza rozbudowanymi funkcjami usprawniającymi działanie gabinetów, Medfile^® Elektroniczna Dokumentacja Medyczna otwiera działania pracowników służby zdrowia na przyszłościowe funkcje, takie jak telemedycyna z obsługą zdalnych wizyt, udziału w e-Konsyliach, wysyłaniu formularzy do pacjentów i wielu innych funkcji. Ważnym aspektem jest również dobra widoczność w sieci, dzięki zbudowaniu własnej strony www i dobremu jej pozycjonowaniu. Z systemem Medfile^® to proste i darmowe. A najważniejszym jest możliwość wystawiania e-Recept. Testuj program Medfile już od dziś!